CCI会議アプリは、商工会議所の実務を熟知した担当者が開発した、商工会議所向け会議運営支援クラウドサービスです。
紙やFAXによる出欠確認から脱却し、会議開催にかかる事務作業を大幅に削減します。
このようなお悩みはありませんか？
会議開催前になると、毎回こんな作業に追われていませんか？
出欠確認メールやFAXの送信に時間がかかる
電話やFAXでの出欠回答対応が大変
出欠未回答者への催促が大変
委任状の回収が大変
出席者名簿を毎回作り直している
会議資料の印刷・郵送コストがかかる
CCI会議アプリなら、これらの課題をまとめて解決できます。
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CCI会議アプリでできること
これらの機能により、会議開催前の準備から開催後のフォローまで、一連の業務を効率化できます。
1会議案内から出欠確認・集計までを自動化
会議の対象者を自動的に抽出し、出欠確認メールを一斉送信できます。
受信者はメール内のURLから簡単に出欠を回答でき、秘書の方が本人に代わって回答することも可能です。
出欠変更もオンラインで受け付けでき、回答状況はリアルタイムで自動集計されます。
従来の電話やFAXによる出欠確認作業の手間を大幅に削減できます。
2委任状の回収をオンラインで効率化
欠席者からの委任状提出にもオンラインで対応できます。紙での回収や管理の手間を減らし、委任状管理が必要な会議開催の負担を大幅に削減できます。
また、定款で「表決権を電磁的方法で行うことができる」としている場合は、委任状の回収が不要となる場合があります。運用方法については貴所にてご判断ください。
3未回答者への催促を自動化
未回答者を自動的に抽出し、一括で催促メールを送信できます。
催促の手間を大幅に削減できます。
4出席者名簿を自動で作成
回答内容から最新の出席者名簿を自動作成。
直前の変更にもすぐ対応でき、転記や修正作業を大幅に削減します。
回答状況をデータでダウンロードできるので、貴所独自様式の名簿作成に活用いただけます。
5会議資料をオンラインで配布
開催直前に開催案内メールを一斉送信でき、受信者はメール内のURLから簡単に会議資料を閲覧できます。資料の差し替えも簡単に行えるため、直前の変更にも対応しやすくなります。
会議資料をシステム上で配布することで、印刷・封入・郵送作業を削減でき、欠席者への議事録や資料の配布にも対応できます。
CCI会議アプリを利用した会議開催の流れ
会議開催前の準備から、開催後のフォローまで効率化できます。
CCI会議アプリで変わる会議運営 導入効果
CCI会議アプリの導入により、会議開催にかかる職員の負担軽減と、会議参加者の利便性向上を実現できます。
01開催準備の事務作業を大幅に削減
会議案内の送信、出欠確認、未回答者への催促、委任状の回収、出席者名簿の作成、資料配布までをデジタルで一元管理できます。
これまで電話やFAX、Excelで行っていた開催準備にかかる作業を大幅に削減できます。
02回答状況をリアルタイムで把握
出欠状況をリアルタイムで確認できます。
未回答者への催促もワンクリックで行えるため、回答漏れを防ぎ、会議開催までの進捗管理がスムーズになります。
03転記ミスや集計ミスを防止
回答内容は自動で集計され、出席者名簿も最新の情報で作成できます。
紙やExcelへの転記作業が不要となり、人為的なミスを防ぎながら正確な会議運営を実現します。
04印刷・郵送コストを削減
会議資料をオンラインで配信できるため、印刷・封入・郵送作業を大幅に削減できます。
資料の差し替えにも柔軟に対応でき、紙の資料を準備し直す手間やコストも抑えられます。
05会議参加者の利便性向上
参加者はメール内のURLから簡単に出欠を回答でき、出欠変更や資料閲覧もオンラインで行えるようになります。
06職員は、より付加価値の高い業務へ
会議運営にかかる日々の事務作業を効率化することで、職員の皆さまは会員サービスや経営支援、地域振興など、本来注力すべき業務により多くの時間を充てられるようになります。
多くの商工会議所に選ばれている理由
CCI会議アプリは、実際にご利用いただいている商工会議所の皆さまから、次のような点をご評価いただいています。
1商工会議所が開発・運用を支える安心感
商工会議所の実務を理解した担当者が開発しているため、現場の運用にマッチした使いやすいシステムです。
導入時の設定から運用開始後まで丁寧なサポートを心掛けており、迅速な対応や相談しやすい体制についても、多くの商工会議所から高い評価をいただいています。
また、ご要望も積極的に取り入れながら、より使いやすいシステムづくりを続けています。
2初めてでも使いやすい操作性
シンプルで分かりやすい画面設計により、パソコン操作に不慣れな方でも安心して利用できます。 職員だけでなく、回答や申込みを行う利用者にも分かりやすい設計です。
3運用に合わせて柔軟に使える
メールテンプレートを自由に編集できるため、各地商工会議所の運用に合わせて柔軟に利用できます。
案内文や催促メールなども、貴所の運用に合わせて調整できます。
常議員や議員総会以外に、部会や委員会など様々な会議でご活用いただけます。
4導入しやすい価格設定
ご利用いただいた商工会議所の声 Voice
CCI会議アプリを導入いただいている各地商工会議所のお声を紹介します。
業務効率化や回答率向上など、皆さまにご好評いただいています。
中津商工会議所 様
大分県中津市
オンライン回答率が9割以上に向上しました。
商工会議所が開発している安心感と、良心的な価格が導入の決め手となりました。操作が非常に簡単で、メールテンプレートも自由に設定できるのでスムーズに運用できています。高齢の方への浸透にやや時間を要しましたが、現在では出欠連絡の回答率が9割以上に向上しました。また、従来のFAX運用で発生していた転記ミスなども解消され、業務の正確性が改善されました。CCI会議アプリは、使いやすさに加え、サポートも迅速で、安心して利用できるシステムとしてお勧めできます。
八戸商工会議所 様
青森県八戸市
郵送費と作業負担を削減し、
会議運営がスムーズになりました。
良心的な価格で導入しやすく、商工会議所が提供するシステムという安心感が導入の決め手です。まずは議員総会の案内で利用を開始。従来は案内や出欠確認、欠席者への資料送付を郵送で行っていましたが、アプリ導入により出欠管理が効率化され、郵送料も削減できました。会議資料も事前にアプリで共有できるようになり、会議もスムーズに進められるようになりました。サポートも迅速で、利用者の声を反映しながら柔軟に改善していただける点も魅力です。現在では議員総会だけでなく、さまざまな会議で活用が広がっています。
尼崎商工会議所 様
兵庫県尼崎市
実務に即した使いやすさと、
導入後のフォロー体制が安心です。
商工会議所の実務を理解している方が開発されたシステムのため、実務に即した使いやすさと分かりやすさが魅力です。CCI会議アプリは、案内メールの開封状況や出欠状況をリアルタイムで確認でき、不安なくスムーズに業務を進めることができます。導入後のフォロー体制も充実しているので、システムに不慣れな方でも安心して導入・運用いただけるシステムです。
よくあるご質問 FAQ
- パソコン操作に自信がなくても利用できますか？
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はい。直感的に操作できる画面設計となっており、多くの職員の皆さまにご利用いただいています。運用サポートも行っていますので、安心してご利用いただけます。
- 高齢の方でも回答できますか？
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メール内のURLから簡単に回答できるため、たくさんの方にご利用いただいています。導入当初は慣れが必要な部分もあるかと思いますが、継続して利用いただくことで回答率が9割ほどに向上したというお声もいただいています。
- 常議員会・議員総会以外でも利用できますか？
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はい。部会や委員会、所内会議などでも幅広くご利用いただけます。
- 委任状の回収にも対応できますか？
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はい。欠席者からの委任状提出にもオンラインで対応できます。
紙での回収や管理の手間を減らし、委任状管理が必要な会議開催の負担を大幅に削減できます。
なお、定款で「表決権を電磁的方法で行うことができる」としている場合は、委任状の回収が不要となる場合があります。
運用方法については、貴所にてご判断ください。
- 導入後のサポートはありますか？
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もちろんです。導入時の設定支援から運用開始後のお問い合わせまで、安心してご利用いただけるようサポートいたします。
まずは、実際の画面で
使いやすさをご確認ください。 機能紹介動画・無料トライアル
「どのような画面で操作するのか知りたい」 「現在の運用に合うか確認したい」
という商工会議所様向けに、機能紹介動画と無料トライアルをご用意しています。
機能紹介動画
操作画面や運用イメージを動画で確認できます。
システムの概要や基本的な操作の流れを、短時間でご確認いただけます。導入前に、実際の画面や利用イメージを把握できます。
※商工会議所限定で公開しています。
無料トライアル
お問い合わせ・資料動画視聴申込・無料トライアル申込
事業所アカウントシステムに関するご質問、機能紹介動画の閲覧申込、無料トライアル、料金のご質問など、
お気軽にお問い合わせください。
現在の業務運用に合うかどうかも、担当者が丁寧にご案内します。
- ※は必須入力項目です。
- お問い合わせの際は「個人情報保護方針」をお読みになり、同意のうえお問い合わせください。
- ご入力いただいた情報は、事業所アカウントシステムの各種手続きのために利用させていただきます。