"会議主催者の開催準備作業を楽にするアプリ"
低価格・短期間で導入‼
主催者の苦労が絶えない…
出欠確認のためのFAXやメールを参加対象者へ個別に送信していませんか？
FAXやメールを個別に送信する手間も大変ですが、返信された出欠をエクセルなどに転記して管理・集計する手間もとても大変です。
出欠変更の受付も面倒…
欠席時の委任者が未記入だった場合など連絡内容に不備があった際は、あらためて電話等で個別に確認しなければなりません…
また当日の配布資料を大量に印刷・コピーする必要もあり、欠席者への事後の資料送付など、主催者の作業は本当に大変で苦労が絶えません…
会議・イベントの開催は何かと手間がかかる…
CCI会議アプリの利用で…
- 出欠連絡依頼メールを一斉送信できる。
- 参加対象者はwebフォームから出欠を連絡できる。
- 欠席時の委任者未記入などの不備がなくなり個別確認が不要になる。
- 出欠変更もwebフォームで受付できる。
- 出欠結果を簡単に集計できる。
- 出欠未連絡者に出欠連絡催促メールを一斉送信できる。
- 出欠名簿を簡単に作成できる。
- 開催直前の開催案内メールを一斉送信できる。
- 参加対象者は資料をwebで閲覧・ダウンロードできる。（ペーパーレス会議、印刷・送付コスト削減）
"主催者の作業負担を大幅に軽減"
アプリの機能 application
(1) 複数の会議・イベントを管理（最大500名の会議・イベントに対応）
最大500名までの会議・イベントを管理することができます。
複数の会議・イベントを同時進行で管理することができます。
(2) 出欠連絡依頼メール一斉送信・Web出欠受付
参加対象者へ出欠受付フォームのURLが記された出欠連絡依頼メールを一斉に送信することができます。
参加対象者は出欠受付フォームから簡単に出欠の連絡が行えます。
出欠未連絡者への催促メールも一斉に送信することができます。（出欠連絡依頼メールの再送信）
(3) リアルタイム出欠集計
出欠受付フォームで受付けた出欠と、faxや電話等で個別に受付けた出欠をあわせて、現時点の出欠人数を集計することができます。
(4) 出欠名簿の作成・出欠結果CSVデータのダウンロード
定型様式の出欠名簿を作成することができます。
出欠結果をCSVデータでダウンロードすることができます。独自様式の出欠名簿の作成にお役立ていただけます。
(5) 開催前案内メール一斉送信・Web資料公開
参加対象者全員に資料公開フォームのURLが記された開催前案内メールを一斉に送信することができます。
参加対象者は資料公開フォームから資料を確認することができます。
(6) リアル・オンライン・ハイブリッド開催にも対応
オンライン・ハイブリッド開催時の入室URLとパスワードを開催前案内メールで通知することができます。
(7) 出欠、代理出席者、委任者以外の情報収集も可能
出欠以外に、代理出席者や委任者の情報を出欠受付フォームで収集することができます。
任意で上記以外の情報（「する・しない」の選択項目・テキスト入力項目（タイトルは自由設定可））を収集することができます。
（収集例）会議終了後懇親会参加「する・しない」、送迎バス利用「する・しない」、ご連絡事項、ご要望事項など
(8) 利用者認証機能付きで安心
出欠受付フォームと資料公開フォームへのアクセス時は、Googleアカウント、Microsoftアカウント、メールアドレスのいずれかで利用者認証が行われます。
利用者として登録されている方以外はフォームにアクセスできませんので重要な書類の公開も可能です。
アプリを利用した業務の流れ flow
ステップ01：利用者の登録
利用者の基本情報を登録します。
メールアドレスには、Googleアカウント、Microsoftアカウント、メールアドレスのいずれかを登録します。（利用者認証の際に利用します。）
利用者には利用者区分を割り当てます。
＜利用者区分とは＞
会議と利用者を紐づける（会議の参加対象者を決定する）ための情報となります。会議に登録した利用者区分がAとBなら、AとBの利用者区分が登録されている利用者がその会議の参加対象者となります。役職や担当名、所属部署、会議名などで利用者区分を設定してください。
ステップ02：会議の登録
会議の基本情報を登録します。
会議の参加対象者を決定するために利用者区分を割り当てます。
会議資料をアップロードします。（複数の資料をアップロードできます。）
ステップ03：会議参加対象者の確定
利用者区分をもとに会議の参加対象者を確定します。
ステップ04：出欠確認メール送信
会議の参加対象者に出欠確認メールを送信します。
雛形をもとにメールが生成されます。必要に応じて生成されたメール件名・本文を修正することができます。
差出人名も変更することができます。
当メールにて会議の参加対象者に出欠受付フォームのURLが通知されます。
ステップ05：出欠連絡
会議の参加対象者は出欠確認メール本文中の出欠受付フォームのURLへアクセスして、出欠連絡を送信します。（フォームアクセス時に利用者認証が行われます。）
送信後、送信者に控えメールが自動送信されます。
出欠を変更する場合は、あらためて出欠受付フォームから入力していただきます。（最新の出欠連絡が有効分として扱われます。）
ステップ06：出欠受付（fax・電話受付分の入力）
faxや電話で受け付けた場合は出欠受付アプリに出欠を登録します。
ステップ07：出欠集計
これまでに受付けた出欠を集計します。
出欠未連絡者にはあらためて出欠確認メールを送信します。（ステップ04へ）
ステップ08：出欠名簿の作成
全員の出欠が確認できた時点で出欠名簿を作成します。
出欠確認結果をCSVデータとしてダウンロードすることもできます。
ステップ09：開催前案内メールの送信
会議の参加対象者全員に開催前案内メールを送信します。
雛形をもとにメールが生成されます。必要に応じて生成されたメール件名・本文を修正することができます。
差出人名も変更することができます。
当メールにて会議の参加対象者に資料公開フォームのURLと、オンライン・ハイブリッド開催時の入室URL・パスワードが通知されます。
ステップ10：会議資料の閲覧
会議の参加対象者は開催前案内メール本文中の資料公開フォームのURLへアクセスして、資料を確認します。（フォームアクセス時に利用者認証が行われます。）
アプリ利用料金 price
※商工会議所でのご利用は、会員価格を適用させていただきます。
