常議員会・議員総会・各種団体例会の準備作業を、もっと効率的に。
✨商工会議所の会議運営を支えるweb出欠管理システム「CCI会議アプリ」
商工会議所における常議員会や議員総会、工業会などの各種団体例会の開催に向けた、出欠確認・会議資料準備・参加者名簿作成といった業務は、職員の皆さまにとって非常に手間のかかる作業です。
特にFAXやメールによる出欠の収集では、事前のFAXやメールでの依頼、回答内容のエクセルへの転記作業、未回答者への催促、出欠変更への対応など、多くの時間と労力を要しているのが現状ではないでしょうか。
✨CCI会議アプリが解決します。
「年に数回だからこそ、毎回の苦労を減らしたい。」
「非効率な昔ながらのやり方を改善したい。」
CCI会議アプリは、そんな職員の想いを実現するために生まれました。
CCI会議アプリは、こうした煩雑な会議開催準備業務を、webフォームやデータベースを用いてデータを一元管理することで、一連の作業の効率化を実現します。
従来の方法との比較
| 作業内容 | 従来の方法 | CCI会議アプリ |
|---|---|---|
| 会議参加対象者管理 | エクセルなどで管理 | データベースで一元管理 |
| 出欠回答依頼 | 個別にFAXやメールで依頼 | 会議毎の参加対象者を自動判別 参加対象者にメールで依頼（一斉送信） |
| 出欠確認 | FAX・メールで受付 → エクセルへの転記、手動集計 | 出欠受付フォームで受付 → 自動集計 |
| 出欠変更受付 | 電話・メールで受付 → エクセルへの転記 | 出欠受付フォーム（再回答）で受付 → 自動反映 |
| 未回答者への催促 | 電話・メールで個別に催促 | 未回答者へメールで催促（一斉送信） |
| 参加者名簿 | 手作業で作成 | 自動生成 |
| 会議資料の準備 | 参加人数分をコピー → 当日配布 | webで公開 → プロジェクター投影 |
| 欠席者への会議資料送付 | 郵送 | メールで通知 → web公開 |
✨CCI会議アプリ導入の効果
出欠確認・出欠集計・資料配布を一括web化・自動化することで、会議準備にかかる時間を大幅に短縮できます。
空いた時間で職員はもっと価値ある仕事へ！
業務の流れ
機能紹介
📌 複数の会議・イベントを管理（最大500名の会議・イベントに対応）
✅ 最大500名までの会議・イベントを管理することができます。
✅ 複数の会議・イベントを同時進行で管理することができます。
📌 出欠確認メール一斉送信・web出欠受付
✅ 参加対象者へ出欠受付フォームのURLが記された出欠確認メールを一斉に送信することができます。
✅ 出欠確認メールに会議案内や委任状などの資料を添付することができます。（ダウンロードリンク）
✅ 参加対象者は出欠受付フォームから簡単に出欠の連絡が行えます。
✅ 出欠変更の連絡も出欠受付フォームから受付できます。
✅ 出欠未連絡者への催促メールも一斉に送信することができます。
＜出欠受付フォーム＞
出欠確認メール内のURLをクリックすると、利用者認証後に氏名とメールアドレスが初期表示された出欠受付フォームが開きます。
複数の会議が同時期に開催されるような場合は、会議を選択することができます。
委任者の入力を必須と設定した場合で、出欠を「欠席」とした場合は、委任者入力欄が表示され、委任者が未入力の場合は回答できません。
回答後は回答者のメールアドレスに、受付完了のお知らせメールが自動的に送信されます。
📌 リアルタイム出欠集計・出欠受付状況の共有
✅ 出欠受付フォームで受付けた出欠と、faxや電話等で個別に受付けた出欠をあわせて、現時点の出欠人数を集計することができます。
✅ 出欠状況確認画面のURLを通知することで、出欠受付状況をお知らせすることができます。
📌 開催前案内メール一斉送信・web資料公開
✅ 資料公開フォームのURLが記された開催前案内メールを一斉に送信することができます。
✅ 資料公開フォームから資料を確認することができます。
📌 出欠名簿の作成・出欠結果CSVデータのダウンロード
✅ 定型様式の出欠名簿を作成することができます。
✅ 出欠結果をCSVデータでダウンロードすることができます。独自様式の出欠名簿の作成にお役立ていただけます。
ワンクリックで出欠名簿が作成できます。
📌 リアル・オンライン・ハイブリッド開催にも対応
✅ オンライン・ハイブリッド開催時の入室URLとパスワードを開催前案内メールで通知することができます。
📌 出欠以外の情報収集も可能
✅ 代理出席者や委任者の情報を出欠受付フォームで収集することができます。
✅ 上記以外の情報（「する・しない」の選択項目とテキスト入力項目（タイトルは自由設定可）の２種類）も収集することができます。
（収集例）会議終了後懇親会参加「する・しない」、送迎バス利用「する・しない」、ご連絡事項、ご要望事項など
📌 利用者認証機能付きで安心
✅ 各フォームへのアクセス時は、Googleアカウント、Microsoftアカウント、メールアドレスのいずれかで利用者認証が行われます。
✅ 利用者として登録されている方以外はフォームにアクセスできませんので、重要な書類の公開も可能です。
📌 開催日程の調整や開催後の意見収集に利用できるアンケート機能
✅ 最大10種類の〇×形式の設問とコメントを収集できるアンケートが作成できます。
✅ 対象者に回答フォームのURLが記されたアンケート依頼メールを一斉に送信することができます。
✅ 未回答者への催促メールも一斉に送信することができます。
✅ リアルタイムに回答結果を集計することができます。
📌 デジタル名簿機能（オプション機能）
✅ 参加対象者の顔写真を登録することで、関係者に顔写真入りの名簿をweb公開することができます。（ID・パスワード認証）
✅ これまで冊子などで印刷・配布していた名簿をデジタル化することで、コストを低減することができます。
✅ 年度途中の役員交代など、急な名簿変更にも柔軟に対応できます。
✅ 検索機能付き。サイドコンテンツで事業方針や組織図などを公開することができます。（カスタマイズ対応）
デジタル名簿はモバイルにも対応しています。
＜デジタル名簿機能＞
冊子の名簿をデジタル化してコストを低減
・顔写真入りの名簿をカード形式でweb公開することができます。
（専用URL、ID・パスワード認証、モバイル対応）
・カードをクリックすると詳細情報が表示されます。
・ヘッダーコンテンツ内に、属性検索や総合検索の機能を付けることができます。
・カードの表示順を設定することができます。非公開の設定もできます。
・サイドコンテンツ内に、画像やテキストを表示させることができますので、事業方針や組織図などもあわせて公開することができます。
・出欠確認機能は利用せずにデジタル名簿機能単独でもご利用いただけます。
Googleフォームの利用だけで満足してませんか？
Googleフォームは便利なツールですが、会議開催準備作業そのものを効率化するには足りません。
CCI会議アプリは、業務全体の効率化を視野に入れて設計されたシステムなので、Googleフォームでは実現できない、こんな強みがあります。
Googleフォームとの比較
| 作業内容 | Googleフォームの利用 | CCI会議アプリ |
|---|---|---|
| 会議参加対象者管理 | エクセル等で会議毎の対象者を別に管理する必要がある。 | 会議毎の対象者はシステム内で管理される。 （利用者区分で会議の対象者が確定される。） |
| 出欠受付フォーム作成 | フォームを会議毎に作成する必要がある。 ※Googleフォームについての知識が必要になる。 | メール認証付きのフォームが提供される。 |
| 出欠連絡依頼 | メールなどで対象者全員に、個別にフォームのURLを連絡する必要がある。 | 対象者全員に出欠連絡依頼メール（フォームのURL）を一斉送信できる。 |
| 出欠入力 | フォームのURLが分かれば、本人でなくても連絡できてしまう。 | メール認証後にフォームが開くので本人しか連絡できない。 メール認証で個人が特定されるので氏名などの入力は省略できる。 1つのフォームで複数の会議の出欠を受け付けることができる。 |
| 未回答者への催促 | メールなどで個別に催促する必要がある。 | 出欠連絡がない者に催促メールを一斉送信できる。 |
| 出欠集計 | 管理画面やスプレッドシートなどで出欠状況を確認する。 出欠変更などは個別に確認する必要がある。 | 出欠変更なども考慮して自動で出欠が集計される。 |
| その他 | 出欠確認以外の業務ができない。 | 出欠名簿の作成 開催前案内メールの一斉送信 会議資料のweb公開 欠席者への資料案内メールの一斉送信 などができる。 |
利用料金
商工会議所でのご利用は、会員価格が適用されます。
※登録可能な会議参加対象者数（メールアドレスの登録がある有効な利用者）の上限は、1,000名です。
※議員数50名、青年部30名（内議員10名）を登録する場合の会議参加対象者数は、50名＋（30名-10名）=70名となります。
＜デジタル名簿機能 オプション料金（税抜）＞
■初期設定料
会 員：10，000円
非会員：15,000円
■オプション利用料（月額）
会 員：3,000円
非会員：3,500円
